Kamu aktif bergabung di organisasi kampus dan sering membuat event? Berarti kamu sudah tahu manfaat media partnership buat keberhasilan event, dong. Media partnership bisa dikatakan bagian penting dari publikasi dan promosi acara. Sebuah event perlu dipromosikan dengan tepat agar mampu menjangkau target audiens dan memperoleh publikasi yang lebih maksimal.

Namun, mendapatkan media partnership yang tepat untuk event ternyata tidak mudah, lho. Kamu wajib memahami cara penawaran kerja sama agar media-media yang kamu incar mau berkolaborasi dengan acaramu. Kalau kamu tidak memahami tata cara dan etika yang tepat maka akan sulit mempromosikan acaramu, Sob.

Lantas, bagaimana strategi yang tepat untuk mengajak media-media bekerja sama, ya? Nah, Meta Mata sudah merangkum 8 strategi yang mudah kamu terapkan, nih. Simak baik-baik, Sob.

1. Beretika saat memperkenalkan diri

Hal pertama yang kamu lakukan saat ingin mencari media partner adalah mengirim email kepada pihak media, ya. Nah, masih banyak anggota tim acara yang kurang memahami cara memperkenalkan diri secara profesional. Banyak orang yang tidak mengutamakan etika saat menulis surel penawaran kerja sama, Sob.

Ada beberapa poin yang harus kamu cantumkan di email penawaran. Pertama, kamu wajib memperkenalkan diri dengan sopan. Kedua, jelaskan secara singkat dan rinci tentang organisasi atau komunitas kamu. Ketiga, kamu harus menjelaskan tujuan kamu menawarkan kerja sama. Keempat, ungkapkan rasa terima kasih dan harapan positif kamu terkait kerja sama ini. Kelima, cantumkan contact person di bagian bawah surel agar pihak media tahu harus menghubungi siapa jika tertarik dengan penawaranmu.

Jadi, jangan pernah langsung menawarkan kerja sama tanpa memperkenalkan diri dan organisasi kamu, ya.

2. Jelaskan informasi acara kepada media partner

Jangan lupa jelaskan juga acaramu di surel penawaran kerja sama, Sob. Biarpun kamu melampirkan proposal, tetapi kamu juga perlu menjelaskan secara singkat tentang acaramu di dalam email. Jelaskan tema dan tujuan event yang kamu buat agar pihak media mengetahui gambaran besar acaramu.

Menjelaskan informasi dasar acara bisa membuat pihak media tertarik pada tawaran kerja samamu. Sangat penting memberikan kesan pertama yang baik agar pihak media mau membaca proposal acaramu.

3. Jelaskan kebutuhan dan keuntungan

Pihak media juga perlu tahu kebutuhan acara kamu. Oleh karena itu, jelaskan dulu di dalam email tentang hal-hal yang kamu butuhkan dan harapan tim terhadap media tersebut. Melalui penjelasan kebutuhan ini, pihak media mengetahui apa yang harus mereka berikan dan pertimbangkan dari penawaran kamu.

Selain itu, jelaskan juga keuntungan dari penawaran kamu. Tuliskan apa keuntungan dari kerja sama ini bagi pihak media. Penjelasan ini bertujuan agar pihak media mengetahui keuntungan yang mereka terima.

4. Buat proposal yang rinci dan menarik

Proposal acara adalah bagian terpenting dari kesuksesan penawaran kerja sama. Jadi, usahakan menyusun proposal yang rinci dan menarik. Di dalam proposal, jelaskan secara rinci informasi tentang acaramu mulai dari yang dasar hingga detail. Informasi yang rinci di proposal akan memudahkan pihak media memahami konsep acaramu, Sob.

Kamu juga bisa mengolah isi proposal dengan menarik, seperti menjelaskan dengan gaya bahasa yang mudah dipahami orang lain. Adapun poin-poin penting yang harus ada di dalam proposal adalah tema acara, nama event, tanggal dan waktu pelaksanaan, tujuan, latar belakang, misi dan target audiens yang ingin kamu capai.

5. Jaga kekompakan tim acara

Pastikan semua anggota tim memahami dengan baik kesepakatan media partnership acaramu, seperti alur kerja sama dan hal-hal yang harus diberikan kepada pihak media. Nah, jangan sampai ada anggota yang salah paham dengan tugas-tugasnya sehingga media merasa dirugikan. Dalam tim harus ada leader yang mengarahkan tugas tiap anggota agar alur kerja sama berjalan sesuai kesepakatan.

6. Perhatikan waktu saat berkomunikasi

Saat kamu berkomunikasi dengan pihak media, usahakan tidak melakukannya di luar jam kerja. Kamu harus mencari tahu jam kerja media partner. Jangan sampai sesi komunikasi menjadi kurang produktif karena berada di luar jam kerja.

7. Siapkan penawaran cadangan untuk media partner

Jika pihak media menerima tawaran kamu, tetapi tidak setuju dengan beberapa poin maka kamu perlu menyiapkan penawaran cadangan. Sebelum mengajukan tawaran, usahakan menyusun daftar tawaran yang bisa menjadi alternatif pilihan untuk pihak media.

8. Rencanakan jangka waktu tawaran

Upayakan jangan terlalu dadakan saat mengajukan tawaran kepada media. Jika jangka waktu sempit maka media bisa kesulitan mengatur waktu untuk menjalakan kerja sama. Jadi, kamu harus merencanakan jangka waktu kerja sama dengan cermat, ya.

Nah, itu dia 8 strategi mendapatkan kesepakatan media partnership yang tepat, Sob. Terapkan strategi ini biar event kamu sukses, ya.

Penulis: Gheani Kirani B.T

Referensi:

Billetto

Foto:

Unsplash.com.