Menyiapkan event dari awal memang tidak mudah karena ada banyak hal yang perlu dipersiapkan dengan matang. Tidak hanya memerlukan kemampuan menyusun konsep dan kerja sama tim yang baik, menyusun event juga butuh pengalaman. Kamu harus mengerahkan tenaga agar event dapat terlaksana. Oleh sebab itu, event organizer menjadi pilihan saat kita ingin menggelar event. Namun, kamu sudah tahu tips memilih event organizer yang tepat?

Jasa event organizer memang menjadi andalan kalau kita belum punya pengalaman mengadakan event. Bagi orang-orang yang minim pengalaman membuat event, jasa ini bisa membantu mereka menyusun acara sesuai keinginan dan mengurangi beban yang dikeluarkan selama persiapan.

Event organizer akan mengorganisir acara secara keseluruhan, mulai dari manajemen anggaran, mengatur jadwal dan rundown, menyusun konsep acara, menyediakan kru dengan tugas spesifik, menyiapkan venue dan dekorasi, hingga berkoordinasi dengan vendor. Pada dasarnya, EO adalah jasa penyelenggara acara yang punya kru serta orang-orang profesional di dalam timnya.

Menggunakan event organizer akan memudahkan kamu menyiapkan acara dari awal karena tim yang diberikan jasa layanan ini sudah berpengalaman. Akan tetapi, memilih event organizer yang tepat dan bisa memberikan hasil terbaik itu tidak mudah, lho. Ada berbagai pertimbangan yang perlu kamu pahami sebelum menjalin kesepakatan.

Nah, di bawah ini ada tujuh tips memilih event organizer buat kamu, Sob.

1. Pilih event organizer yang sesuai sama event kamu

Langkah pertama yang harus kamu lakukan adalah mencari jasa event organizer yang menguasai jenis acara kamu, Sob. Masing-masing event organizer punya jenis-jenis acara yang biasa mereka tangani. Jika kamu ingin mengadakan event malam perpisahan maka kamu tidak bisa memilih jasa layanan yang biasa menyusun acara pernikahan. Jadi, sesuaikan dengan jenis acara kamu, ya.

2. Baca testimoni klien event organizer

Tips memilih event organizer yang kedua adalah membaca testimoni klien. Jika sudah menemukan EO yang sesuai sama jenis acara kamu maka selanjutnya kamu perlu memeriksa testimoni dari klien-klien mereka.

Adanya testimoni membantu kamu memahami kinerja EO yang kamu incar. Jika tidak ada testimoni yang diunggah, kamu bisa melihat apakah ada pemberitaan buruk di media sosial tentang EO tersebut. Lihat juga apakah ada komentar negatif tentang kinerja EO.

3. Periksa rekam jejak dan pengalaman EO

Jika EO yang ingin kamu ajak kerja sama terbukti punya testimoni yang bagus dan tidak melakukan penipuan maka langkah selanjutnya adalah memeriksa rekam jejak. Kamu bisa membuka akun media sosial EO tersebut dan melihat dokumentasi publikasi dari event–event yang pernah mereka tangani. Kamu juga bisa membuka website EO dan melihat track record perusahaan serta struktur timnya.

4. Minta portofolio event organizer tersebut

Setelah memastikan track record dan pengalaman EO, kini saatnya berdiskusi dengan mereka. Hubungi pihak EO dan selagi diskusi berjalan, mintalah portofolio perusahaan. Dari portofolio ini, kamu akan mendapat gambaran yang lebih jelas dan lengkap terkait kinerja EO tersebut sehingga dapat mempertimbangkan kesepakatan dengan maksimal.

5. Sesuaikan dengan budget kamu

Langkah yang ini tidak boleh dilewatkan, ya, Sob. Kalau kamu sudah menemukan EO yang cocok sama jenis event dan harapan kamu maka perlu juga melihat berapa budget yang kamu punya. Diskusi merupakan tahap yang penting karena kamu akan menerima harga yang ditawarkan EO.

Nah, kalau kamu sudah mengelola budget maka kamu akan lebih leluasa ketika harus bernegosiasi dengan EO. Jadi, pastikan anggaran kamu cukup, ya.

6. Perhatikan kinerja EO selama diskusi

Apakah pihak event organizer responsif saat kamu menghubungi mereka? Selama sesi diskusi atau negosiasi berlangsung, apakah pihak EO menunjukkan etos kerja yang baik dan mudah diajak bertukar pikiran?

Nah, hal-hal seperti ini yang harus kamu perhatikan selama berdiskusi dengan EO, Sob. Melalui tahap pendekatan ini, kamu akan menilai apakah EO yang kamu pilih bisa berkomunikasi dengan baik dan disiplin dengan tenggat waktu.

7. Pastikan ada kontrak tertulis dan laporan

Sangat penting untuk menjamin kesepakatan kamu dengan event organizer di atas kontrak tertulis, Sob. Hal ini untuk menghindari kejadian-kejadian yang tidak diinginkan dan memastikan pihak EO bertanggung jawab atas event kamu. Jangan lupa selalu pastikan kamu menerima laporan terkait event kamu, seperti sudah sejauh mana persiapannya supaya tidak terjadi kesalahpahaman.

Nah, itulah tujuh tips memilih event organizer yang bisa kamu terapkan. Kalau masih bingung cari EO, kamu bisa coba bekerja sama dengan Meta Mata buat mewujudkan konsep event kamu, Sob.

Penulis: Gheani Kirani B.T

Referensi:

Agievent

Foto:

DeCODE Magazine

Pixabay

Pexels